Masalahnya bukan merekod. Masalahnya mengira semula.
Setiap kenderaan universiti mempunyai buku log. Pemandu mencatat tarikh, destinasi, serta bacaan odometer keluar dan masuk; setiap kali tangki diisi, resit dilekatkan dan liter direkodkan. Sehingga di situ kertas memadai: ia berada di dalam kenderaan dan tandatangan di atasnya diterima ketika audit.
Beban sebenar datang selepas itu. Pada hujung setiap bulan, seorang pegawai mengira jarak dan liter penggunaan, membahagikannya, dan menyalin keputusan ke dalam borang. Pada hujung setiap penggal enam bulan, dua belas baris itu perlu dikumpulkan semula ke dalam borang Analisa Kadar Penggunaan Bahan Api. Satu digit tersalah salin pada bulan Mac hanya kelihatan pada bulan Julai — sebagai kadar yang mustahil, tanpa jejak untuk mengesan puncanya.
MyFLEET mengambil alih peringkat pengiraan itu sahaja. Pemandu merekod melalui telefon di tepi pam; sistem mengira; dan helaian yang dicetak keluar sudah tersusun mengikut borang rasmi, supaya nombornya boleh disalin terus.
Ruangan tandatangan dicetak kosong secara sengaja. Sistem ini membekalkan nombor, bukan kelulusan — kelulusan tetap ditandatangani dengan tangan oleh pegawai yang bertanggungjawab ke atasnya.
Tiga peranan, tiga skrin yang berlainan
Menu ditapis mengikut kebenaran, bukan mengikut jawatan; seorang pegawai yang turut memandu melihat kedua-dua bahagian.
Merekod di lokasi
Merekod melalui telefon di stesen minyak atau pondok pengawal, selalunya sambil berdiri.
- Jadual bertukar menjadi kad pada telefon
- Saiz teks boleh dibesarkan tiga tahap
- Odometer boleh difoto, bukan ditaip
- Draf disimpan ketika mengambil kenderaan
Menyemak dan menjana
Meluluskan rekod, menjana penyata, dan menguruskan kenderaan, pemandu serta kad.
- Satu barisan kelulusan untuk semua jenis rekod
- Amaran kadar di luar julat kawalan
- Peringatan lesen luput 60 hari awal
- Baki kad Touch ’n Go yang menyusut
Menandatangani dan menyemak semula
Memerlukan angka yang masih boleh dipertahankan enam bulan kemudian.
- Borang WP 4.1 lengkap untuk ditandatangani
- Salinan berimbas disimpan bersama borang
- Jejak audit setiap perubahan status
- Rekod tidak pernah dipadam, hanya ditutup
Apa yang berubah pada hari pertama
Jarak dikira dengan menolak dua bacaan odometer secara manual, sekali bagi setiap perjalanan.
Jarak ialah lajur terjana dalam pangkalan data. Ia tidak boleh tersalah kira kerana ia tidak pernah ditaip.
Borang enam bulanan terlepas pandang kerana ia tidak muncul dalam kitaran bulanan.
Tugas berjadual menjananya sendiri apabila penggal tamat, dan lencana pada menu mengira yang belum disahkan.
Kadar penggunaan luar biasa hanya dikesan ketika audit, berbulan kemudian.
Setiap penyata disemak terhadap julat kawalan kenderaan sebaik ia dijana, dan yang tersasar naik ke papan pemuka.
Bacaan odometer tersalah taip, dan bacaan asal tidak lagi dapat dijejaki.
Gambar panel disimpan sebagai bukti, berasingan daripada apa yang OCR baca dan apa yang akhirnya disimpan.
Rekod yang salah dipadam, dan tiada apa yang menunjukkan ia pernah wujud.
Tiada apa dipadam. Rekod ditolak dengan sebab bertulis, atau dibuka semula — setiap peralihan masuk ke dalam jejak audit.
Baki kad Touch ’n Go hanya diketahui apabila kad ditolak di plaza tol.
Baki dikira daripada urutan transaksi — tambah nilai positif, tol negatif — dan kad berbaki rendah disenaraikan lebih awal.
Empat peringkat, satu arah sahaja
Setiap peringkat ialah cetakan keadaan peringkat sebelumnya. Borang yang sudah ditandatangani terus memaparkan nombor yang ditandatangani bersamanya, walaupun rekod asal dibuka semula kemudian.
-
Pemandu merekod
Perjalanan, isian bahan api dan transaksi tol dimasukkan sebagai draf, kemudian dihantar untuk semakan.
-
Admin meluluskan
DRAF→DIHANTAR→DILULUSKANatauDITOLAK. Penolakan mewajibkan sebab bertulis. Rekod yang ditolak dikecualikan daripada setiap kiraan dan setiap helaian cetakan. -
Penyata bulanan dijana
Satu baris bagi setiap kenderaan bagi setiap bulan, mengikut logik yang sama seperti fail Excel yang digunakan sebelum ini.
-
Analisa enam bulan disiapkan
Dua belas baris borang WP 4.1 disimpan sebagai cetakan tetap, dan borang itu tidak boleh disahkan tanpa ulasan serta salinan berimbas yang telah ditandatangani.
Sistem itu sendiri
Bingkai di bawah ialah sistem itu sendiri, dengan warna, susun atur dan istilah yang sama. Tukar antara pemandu dan admin untuk melihat menu yang berbeza, klik menu sisi untuk bertukar skrin, dan tekan Telefon untuk melihat susun atur yang sebenarnya dilihat pemandu di tepi pam. Setiap nama dan nombor padanya contoh.
Menu dan butang di dalam bingkai berfungsi. Angkanya contoh.
Papan Pemuka
Selamat datang, Ahmad
September 2026 · kenderaan ditugaskan: AGA 5225
| Tarikh | Kenderaan | Destinasi | Odo. Keluar | Odo. Masuk | Jarak | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 02/09/2026 | AGA 5225 | Kampus Sultan Azlan Shah | 199,410 | 199,782 | 372 | DILULUSKAN |
| 01/09/2026 | AGA 5225 | Ipoh — Mesyuarat JKR | 199,244 | 199,410 | 166 | DIHANTAR |
| 31/08/2026 | AGA 5225 | Kuala Lumpur — KPT | — | — | — | DRAF |
| 29/08/2026 | BKK 4471 | Lapangan Terbang Sultan Azlan Shah | 88,120 | 88,196 | 76 | DITOLAK |
| 28/08/2026 | AGA 5225 | Tanjung Malim — Kuala Lumpur | 198,932 | 199,244 | 312 | DILULUSKAN |
Rekod Perjalanan
Disimpan sebagai draf sehingga ditekan Hantar
Baca nombor odometer
Kedua-dua model sependapat. Semak sekali lagi sebelum menekan Guna nombor ini — nombor ini boleh disunting.
Kelulusan
13 rekod menunggu semakan
Perjalanan (7)
| Tarikh | Pemandu | Kenderaan | Destinasi | Jarak | Tindakan |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/09/2026 | Ahmad bin Ismail | AGA 5225 | Ipoh — Mesyuarat JKR | 166 | |
| 01/09/2026 | Zainal bin Osman | BKK 4471 | Slim River — Kutipan borang | 58 | |
| 31/08/2026 | Rosli bin Hamid | AGA 5225 | Kuala Lumpur — KPT | 294 |
Isi Minyak (4)
| Tarikh | Pemandu | Kenderaan | Liter | RM/L | Jumlah | Odometer | Resit |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 02/09/2026 | Ahmad bin Ismail | AGA 5225 | 45.20 | 2.05 | 92.66 | 199,782 | ADA |
| 31/08/2026 | Zainal bin Osman | BKK 4471 | 38.00 | 2.05 | 77.90 | 88,196 | ADA |
Penyata Bulanan — Ogos 2026
Dua kadar disimpan bagi setiap baris, dan tidak pernah ditukar ganti
| Kenderaan | Jarak (km) | Liter dibeli | Liter diguna | Kadar rasmi | Kadar bacaan | Julat kawalan | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| AGA 5225 | 2,148 | 258.40 | 262.10 | 8.31 | 8.19 | 7.80 – 9.60 | DALAM JULAT |
| BKK 4471 | 1,905 | 264.00 | 268.00 | 7.22 | 7.11 | 7.80 – 9.60 | DI BAWAH JULAT |
| WVX 2810 | 1,342 | 148.60 | 150.20 | 9.03 | 8.93 | 8.40 – 10.20 | DALAM JULAT |
Analisa Kadar Penggunaan Bahan Api
PP WP 4.1 · Lampiran C4 · Penggal 1/2026 (Januari – Jun) · AGA 5225
| Bulan | Jarak (km) | Bahan api (liter) | Kadar (km/liter) |
|---|---|---|---|
| Januari | 2,148 | 258.40 | 8.31 |
| Februari | 1,932 | 240.10 | 8.05 |
| Mac | 2,410 | 289.60 | 8.32 |
| April | 2,077 | 251.30 | 8.26 |
| Mei | 1,864 | 232.70 | 8.01 |
| Jun | 2,233 | 268.90 | 8.30 |
| Jumlah / Purata | 12,664 | 1,541.00 | 8.22 |
Selamat datang, Nurul
September 2026 · 14 kenderaan aktif
| Kenderaan | Perkara | Jarak | Kadar | Status |
|---|---|---|---|---|
| AGA 5225 | Penyata Ogos 2026 | 2,418 | 9.6 km/L | DILULUSKAN |
| BKK 4471 | Penyata Ogos 2026 | 1,004 | 6.2 km/L | LUAR JULAT |
| WQF 8812 | Analisa Jan–Jun 2026 | — | — | TIADA ULASAN |
Isi Minyak
AGA 5225 · Diesel
Touch ’n Go
Setiap tambah nilai dan setiap tolak direkod sebagai satu transaksi. Baki kad tidak disimpan sebagai nombor — ia dikira daripada urutan transaksi itu, jadi ia tidak boleh terpesong apabila entri lama disunting.
Skrin ini tidak dibina semula dalam demo. Log masuk untuk melihatnya.
Cetak Buku Log
Pilih kenderaan dan bulan, dan helaian “Butir-Butir Penggunaan Kenderaan” keluar dalam susun atur borang Perbendaharaan — A4 mendatar, hitam atas putih, ruangan tandatangan kosong.
Skrin ini tidak dibina semula dalam demo. Log masuk untuk melihatnya.
Analisa Bahan Api
Borang WP 4.1 Lampiran C4 dijana automatik selepas setiap penggal enam bulan. Ia tidak boleh ditanda disahkan tanpa ulasan Pegawai Kenderaan dan salinan bertandatangan yang diimbas semula.
Skrin ini tidak dibina semula dalam demo. Log masuk untuk melihatnya.
Laporan
Laporan bulanan dengan eksport CSV, dan sejarah penuh setiap kenderaan — jarak, liter, kadar, dan setiap perubahan status yang pernah berlaku padanya.
Skrin ini tidak dibina semula dalam demo. Log masuk untuk melihatnya.
Kenderaan
Pendaftaran, jenis bahan api, formula kadar, dan julat kawalan bagi setiap kenderaan. Julat itulah yang menentukan penyata mana yang naik ke papan pemuka sebagai amaran.
Skrin ini tidak dibina semula dalam demo. Log masuk untuk melihatnya.
Pemandu
Akaun log masuk dan profil pemandu dicipta serentak. Tiada pendaftaran kendiri: pemandu didaftarkan oleh admin, dan kata laluan yang terlupa diset semula di skrin ini.
Skrin ini tidak dibina semula dalam demo. Log masuk untuk melihatnya.
- Tarikh
- 02/09/2026
- Kenderaan
- AGA 5225
- Odo. keluar
- 199,410
- Odo. masuk
- 199,782
- Jarak
- 372 km
- Status
- DILULUSKAN
- Tarikh
- 01/09/2026
- Kenderaan
- AGA 5225
- Jarak
- 166 km
- Status
- DIHANTAR
Pada telefon, jadual menjadi kad
Susun atur telefon bukan susun atur desktop yang dikecilkan. Setiap sel membawa labelnya sendiri, kerana baris kepala jadual hilang apabila jadual dipecahkan menjadi kad.
Bar navigasi pantas membawa empat destinasi sahaja — bukan enam. Lebih banyak item menjadikan setiap sasaran terlalu sempit untuk ibu jari. Ia melekat di bawah bar atas dan bukan di kaki skrin: pada telefon sebenar, bar gerak isyarat sistem berada betul-betul di bawahnya dan ketikan di tepi itu tersasar.
Jadual pentadbiran yang padat sengaja dikekalkan sebagai jadual. Penyata bulanan dibaca dengan membandingkan satu lajur merentas belasan kenderaan, dan memecahkannya menjadi kad memusnahkan perbandingan itu.
Keputusan yang menentukan sistem ini
Dua kadar, kedua-duanya disimpan
Borang Perbendaharaan mentakrifkan kadar sebagai jarak dibahagi liter dibeli. Kaedah baki tangki memberi jawapan yang lebih tepat. Kedua-duanya disimpan: yang rasmi dicetak pada borang, yang lebih tepat menjaga amaran julat kawalan.
Nilai terbitan tidak disimpan dua kali
Jarak perjalanan, baki kad tol dan kadar rasmi ialah lajur terjana atau dikira daripada urutan transaksi. Tiada nombor yang boleh menyimpang daripada sumbernya.
Kecuali sebagai cetakan yang disengajakan
Parameter formula disalin ke dalam penyata bulanan, dan dua belas baris borang ke dalam rekod analisa. Dokumen yang sudah ditandatangani kekal menunjukkan nombor yang ditandatangani bersamanya.
Kekangan berada dalam pangkalan data
Status yang sah, julat kawalan yang munasabah, sebab penolakan yang wajib, dan “analisa yang disahkan mesti ada ulasan” ialah kekangan sebenar, bukan hanya pengesahan borang yang boleh dipintas.
OCR mencadang, pemandu mengesahkan
Tiada apa ditulis ke medan tanpa satu ketikan. Dua model dibaca serentak dan dialog melaporkan sama ada keduanya sependapat — keyakinan tidak dapat membezakan bacaan betul daripada bacaan karut, tetapi persetujuan boleh.
PDF ialah cetakan pelayar
Bukan pustaka PDF. Susun atur borang bergantung pada lebar lajur yang tepat, dan helaian yang dicetak mesti bersaiz sama seperti halaman buku yang perlu disalin.